Steuerdaten
Umsatzsteuersätze (USt) / Mehrwertsteuersätze (MwSt)
In FrachtPilot kannst du die beliebige Umsatzsteuersätze (USt) bzw. Mehrwertsteuersätze (MwSt) für deine Rechnungen verwalten. Die Bezeichnung "USt" oder "MwSt" wird synonym verwendet, da es sich um die gleiche Steuer handelt. Im deutschen Recht wird der Begriff "Umsatzsteuer" verwendet, während in anderen Ländern oft "Mehrwertsteuer" gebräuchlich ist. In FrachtPilot wird der Begriff "USt" verwendet, um die Umsatzsteuer zu kennzeichnen.
Die USt-Sätze werden in der USt-Verwaltung gepflegt. Hier kannst du neue Sätze über den Button "Neue USt anlegen" anlegen oder auch bestehende Sätze bearbeiten, Ertragskonten für Kostenarten zuweisen und auch den Wechsel von einem USt-Satz zu einem anderen USt-Satz vorbereiten.
USt-Satz konfigurieren
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines USt-Satzes stehen dir folgende Einstellungen zur Verfügung:
- USt-Bezeichnung: Eindeutige Bezeichnung für den Steuersatz (z.B. "Standard", "Ermäßigt", "Befreit")
- Steuersatz: Der Prozentsatz der Umsatzsteuer (z.B. 19,00%)
- Standard-Ertragskonto: Das Hauptkonto für Buchungen mit diesem Steuersatz
- Ertragskonto für Rabatte: Spezielles Konto für Rabattbuchungen (falls abweichend)
- Ertragskonto für Leergut: Konto für Leergutbuchungen (falls abweichend)
- Ertragskonto für Lieferpauschale: Konto für Lieferpauschalen (falls abweichend)
USt-Satz-Wechsel
Mit der Option "Der USt-Satz ändert sich bald" kannst du Steuersatzänderungen vorbereiten. Dies ist nützlich, wenn sich die gesetzlichen Steuersätze ändern und du den Wechsel vorab planen möchtest. So kannst du festlegen, ab welchem Datum der neue Steuersatz gelten soll. Bei der Bestimmung des anzuwendenden USt-Satzes wird das Leistungsdatum/Lieferdatum der Bestellung berücksichtigt. Alle Bestellungen mit Lieferdatum vor dem Änderungsdatum verwenden den alten Steuersatz, während alle Bestellungen mit Lieferdatum ab dem Änderungsdatum den neuen Steuersatz verwenden.
Vorbereitung eines Steuersatz-Wechsels:
- "Der USt-Satz ändert sich bald" aktivieren: Setze den Haken bei dieser Option
- Änderungsdatum festlegen: Gib das Datum ein, ab dem der neue Steuersatz gilt
- Zukünftigen Steuersatz eingeben: Trage den neuen Steuersatz ein (z.B. bei einer Änderung von 19% auf 16%)
- Ertragskonten-Änderung (optional): Falls sich auch die Buchungskonten ändern sollen, aktiviere "Die Ertragskonten ändern sich in diesem Zuge ebenfalls"
Funktionsweise:
- Alle Bestellungen und Rechnungen vor dem Änderungsdatum verwenden den alten Steuersatz
- Ab dem Änderungsdatum wird automatisch der neue Steuersatz verwendet
- Dies gewährleistet eine korrekte steuerliche Behandlung während der Übergangszeit
USt.-IdNr.
DATEV Konfiguration Berater- und Mandantennummer
DATEV hat standardisiertes Datenformat veröffentlicht, welches den Austausch von Buchhaltungsdaten zwischen dir und dem Steuerbüro vereinfacht.
Damit der DATEV-Export freigeschaltet ist, trage unter Einstellung > Steuern die Berater- und Mandantennummer ein.
Des Weiteren kannst du unter dem Feld "Standardkontenrahmen" den gewünschten Kontenrahmen auswählen. Weitere Informationen zum Kontenrahmen und dessen Verwendung findest du in der Kontenrahmen-Dokumentation.
Optionen für DATEV-Export
Standardmäßig werden die Buchungen im DATEV-Export nach dem Rechnungsdatum und dem Ertragskonto gruppiert. Zusätzlich können aber noch Optionen aktiviert werden, um den Export detaillierter abzubilden. Dadurch entstehen mehr Buchungen je Rechnung.
Beim DATEV-Export stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung, um die Buchhaltungsdaten nach deinen Bedürfnissen zu strukturieren:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsbuchungen nach Leistungsdatum gruppieren | Mit dieser Option werden die Buchungen nach dem Datum der erbrachten Leistung gruppiert, anstatt nach dem Rechnungsdatum. Dies kann für die periodengerechte Abgrenzung in der Buchhaltung wichtig sein. |
| Rechnungsbuchungen nach Produktnamen gruppieren | Aktiviere diese Option, um Buchungen mit identischen Produktnamen zusammenzufassen. Dies sorgt für eine übersichtlichere Darstellung in der Buchhaltung. |
| Rechnungsbuchungen nach Positionstyp gruppieren | Diese Option fasst Buchungen nach ihrem Positionstyp zusammen, was die Analyse der verschiedenen Geschäftsvorgänge erleichtert. |
| Rechnungsbuchungen an Gesamtbrutto anpassen (bei Rundungsungenauigkeiten) | Bei Rechnungen mit vielen Positionen kann es durch die Art der Berechnung des Bruttobetrags zu Abweichungen von dem Gesamtbrutto der Rechnung kommen. Die Unterschiede entstehen, wenn im Export die Aggregationsebene der Buchungen von der Rechnung abweicht. Bei Rundungsdifferenzen sorgt diese Option dafür, dass die Summe der Einzelbuchungen exakt dem Gesamtbruttobetrag der Rechnung entspricht. |
| Steuerschlüssel verwenden, falls Ertragskonto keinen Buchungsschlüssel hat | Wenn für ein Ertragskonto kein spezifischer Buchungsschlüssel hinterlegt ist, wird mit dieser Option automatisch der passende Steuerschlüssel (siehe DATEV-Steuerschlüssel-Tabelle) verwendet. |
Des Weiteren kannst du unter dem Feld "Standardkontenrahmen" den gewünschten Kontenrahmen auswählen. Weitere Informationen zum Kontenrahmen und dessen Verwendung findest du in der Kontenrahmen-Dokumentation.
Interne E-Mail-Adresse für Rechnungen
Um beim E-Mail-Versand einer Rechnung zeitgleich eine gesonderte interne E-Mail mit der Rechnung als Anhang zu versenden (bspw. an seine Buchhaltung), kann in FrachtPilot eine "Interne Rechnungs-E-Mail Adresse" hinterlegt werden. So kann die Rechnung automatisch an die Buchhaltung übermittelt werden, wenn du dort ein E-Mail-Konto für den Empfang von Rechnungen für die automatische Weiterverarbeitung eingerichtet hast.
Die verschickte interne E-Mail für eine Rechnung wird ebenfalls in der E-Mail-Warteschlange als gesonderte E-Mail aufgeführt.