Mahnung | Rücklastschrift

Zahlungserinnerung / Mahnung

Allgemeines

Wenn du offene Posten hast und diese bei den KundInnen einfordern möchtest, dann kannst du Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen. Bei FrachtPilot ist normalerweise die erste Stufe

Mahnstufe - fällige Rechnung:

Für fällige Rechnungen wird automatisch die nächste Mahnstufe angewandt.

Für die selektierten Rechnungen werden die Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch in der nächsten möglichen Stufe generiert. Wenn eine Rechnung fällig ist, dann wird eine Zahlungserinnerung erzeugt und ein neuer Fälligkeitszeitraum festgelegt. Der Fälligkeitszeitraum der Mahnstufe wird hierbei über das Feld "Relative Fristverlängerung (in Tagen)" definiert.

Praktisches Beispiel: Mahnprozess

Das folgende Beispiel zeigt den vollständigen Ablauf einer unbezahlten Rechnung durch alle Mahnschritte:

Beispielkonfiguration (Standardeinstellungen):

• Zahlungsfrist: 14 Tage
• Zahlungstoleranz: 3 Tage (gilt für alle Mahnstufen)
• Relative Fristverlängerung: 14 Tage für 1. Mahnstufe, dann je 7 Tage

Datum	Ereignis	Status	Neue Zahlungsfrist	Mahnstufe	Fristverlängerung
1. März 2025	Rechnung erstellt (1.000,00 €)	Offen	15. März 2025	-	-
15. März 2025	Zahlungsfrist abgelaufen	Fällig	-	-	-
19. März 2025	Zahlungstoleranz abgelaufen	Überfällig	-	-	-
19. März 2025	Zahlungserinnerung versendet	1. Mahnung	2. April 2025	1	+14 Tage
2. April 2025	Neue Zahlungsfrist abgelaufen	Fällig	-	-	-
6. April 2025	Zahlungstoleranz abgelaufen	Überfällig	-	-	-
6. April 2025	Mahnung versendet	2. Mahnung	13. April 2025	2	+7 Tage
13. April 2025	Neue Zahlungsfrist abgelaufen	Fällig	-	-	-
17. April 2025	Zahlungstoleranz abgelaufen	Überfällig	-	-	-
17. April 2025	Letzte Mahnung versendet	3. Mahnung	24. April 2025	3	+7 Tage

Wirkung der Einstellungen:

• Zahlungsfrist (14 Tage): Bestimmt die ursprüngliche Fälligkeit der Rechnung
• Zahlungstoleranz (3 Tage): Wird bei jeder Mahnstufe berücksichtigt - verhindert sofortige Eskalation zur nächsten Stufe und gewährt 3 zusätzliche Tage Kulanz

• Relative Fristverlängerung (stufenabhängig):

  1. Mahnstufe (Zahlungserinnerung): 14 Tage zusätzliche Zahlungsfrist
  • 2. Mahnstufe (Mahnung): 7 Tage zusätzliche Zahlungsfrist
  • 3. Mahnstufe (Letzte Mahnung): 7 Tage zusätzliche Zahlungsfrist
• Automatische Stufenerhöhung: Nach Ablauf jeder Frist plus Toleranz wird automatisch die nächsthöhere Mahnstufe aktiviert

Dieses System stellt sicher, dass Kund*innen bei der ersten Mahnung noch ausreichend Zeit zur Zahlung erhalten (14 Tage), während die Abstände bei weiteren Mahnungen verkürzt werden (7 Tage), um den Zahlungsdruck zu erhöhen.

Vorlage für Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Als Vorlage für die Zahlungserinnerungen und Mahnungen wird die Allgemeine Briefvorlage verwendet. Diese findest du hier:

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Verwaltungsübersicht

Einstellungen

Reiter: Vorlagen

Diese Vorlage kannst du mit deinem Logo und Briefpapier konfigurieren. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel.

Textbausteine für Zahlungserinnerungen und Mahnungen

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Verwaltungsübersicht

Einstellungen

Reiter: Vorlagen

Ebenfalls in den allgemeinen Einstellungen zu den Vorlagen findest du ganz unten die Voreinstellung Zahlungserinnerungen/Mahnungen. Mit diesen kannst du die Mahnstufen, Fristverlängerungen und Textbausteine festlegen.

Scrolle nach unten. Gib bei der Erstellung die Fristverlängerung durch die Mahnung, den Betreff und den Textinhalt an. Hierbei kannst du Textbausteine verwenden, um auf Rechnungsnummer, -betrag und Ähnliches zu verweisen. Mehr dazu: Zahlungserinnerungen und Mahnungen konfigurieren

Einer neuen Mahnung wird automatisch eine Mahnstufe zugewiesen. Wenn du mehrere Mahnstufen definierst, kannst du auch die Reihenfolge ändern. Die Mahnungen gelten für alle Kunden. Jedoch kann in den Einstellungen jedes Kundenprofils unter dem Reiter "Rechnungen" eine Mahnung deaktiviert werden oder die Fristverlängerung angepasst werden.

Anschließend musst du entscheiden, ob du Mahnungen manuell erstellen willst oder ob diese automatisch generiert und an Kunden gesendet werden sollen.

Automatische Erstellung

In den Einstellungen unter dem Reiter "Rechnungen" findest du die Option "Voreinstellung Automatische Erstellung von Zahlungserinnerungen/Mahnungen". Wenn du diese aktivierst, werden automatisch Mahnungen erstellt, wenn die Zahlungsfrist plus der Zahlungstoleranz überschritten wurde. Die Zahlungstoleranz ist ein zusätzlicher Puffer, bis tatsächlich die Mahnungen erstellt werden.

Wenn du Mahnungen nicht nur automatisch erstellen lassen, sondern auch versenden willst, musst du zusätzlich die Option "Voreinstellung Automatische Erteilung Zahlungserinnerungen/Mahnungen" aktivieren.

Diese Einstellungen können auch für jeden Kunden individuell überschrieben werden.

Manuelle Erstellung

Eine einzelne Rechnung mahnen

Wenn du nur eine einzelne Rechnung mahnen möchtest, kannst du diese direkt an der Rechnung erstellen: Rechnungen >

> Zahlungserinnerung/Mahnung erstellen

Viele Rechnungen mahnen

Wenn du für alle KundInnen oder eine bestimmte Kundengruppe Mahnungen erstellen möchtest, kannst du dies so tun:

Verwaltungsübersicht > Zahlungserinnerungen/Mahnungen > Aktionen > Neue Zahlungserinnerungen/Mahnungen erstellen

Nun kannst du festlegen, für wen du die Mahnungen erstellen willst. Du kannst eine ganze Kundengruppe, einen spezifischen Kunden, alle Kunden einer Rahmentour oder einen Zeitraum von Rechnungen auswählen. Das Datum Fälligkeitsstichtag gibt an, zu welchem Datum die Rechnung maximal fällig sein soll. Fällige Rechnungen, die nach diesem Datum fällig geworden sind, werden nicht berücksichtigt.

Wenn bereits eine Zahlungserinnerung existiert und die verlängerte Zahlungsfrist bereits überschritten ist, dann wird eine Mahnung erzeugt und der Fälligkeitszeitraum verlängert.

Zusätzlich kannst du weitere Optionen auswählen:

• Teilweise beglichene einbeziehen: Es wird auch eine Mahnung erstellt, wenn der Kunden schon einen Teil seiner Rechnung bezahlt hat.
• Lastschriften einbeziehen: Wenn die Rechnung per Lastschrift bezahlt wurde, kannst du ja den Rechnungsbetrag selbst einziehen. Trotzdem können mit dieser Option Lastschriften bei der Mahnungserstellung berücksichtigt werden.
• Automatisch per E-Mail schicken: Ohne diese Option wird die Mahnung nur erstellt (zum Beispiel, um sie später persönlich zu übergeben). Mit dieser Option wird die erstellte Mahnung automatisch per E-Mail an den Kunden versendet, wenn für den Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
• Rechnungen anhängen: Hiermit wird an die Zahlungserinnerung/Mahnung die betroffene Rechnung erneut hinzugefügt. Der Kunde erhält so die Zahlungserinnerung und die betroffene Rechnung gleichzeitig.

Anschließend können die Mahnungen heruntergeladen werden. Klicke auf

neben einem Eintrag, um eine einzelne Mahnung/Zahlungserinnerung herunterzuladen.

Wenn du mehrere Mahnungen auf einmal herunterladen möchtest, kannst du auf Aktionen > Zahlungserinnerungen/Mahnungen herunterladen klicken. Hier kannst du auswählen, welche Mahnungen heruntergeladen werden sollen, zum Beispiel von bestimmten Kunden und/oder von einem bestimmten Zeitraum.

Häufige Fragen zu Zahlungserinnerungen / Mahnungen

Wie kann ich mir eine Mahnung testweise erstellen?

Du kannst einfach für eine überfällige Rechnung eine Mahnung manuell erstellen und diese nicht per Mail verschicken. Wenn du nach dem Test die Zahlungserinnerung löschst, dann wird die Mahnstufe für die Rechnung wieder zurückgesetzt.

Rücklastschrift

Bei fehlender Kontodeckung bei einer Kund:in kann es sein, dass eine von dir veranlasste SEPA-Lastschrift fehlschlägt und du nun die Lastschriftgebühren buchen und diese der Kund:in in Rechnung stellen musst.

Eine Rücklastschrift wird dir im Kontoabgleich mit der CAMT-Datei als Auszahlung angezeigt. Häufig sind noch Rücklastschriftgebühren auf die Auszahlung aufgeschlagen. Du zahlst also die Rücklastschriftgebühren zunächst, kannst sie aber danach dann der Kund:in wieder einfordern. Wichtig zu wissen: Die Rücklastschriftgebühren, die dir deine Bank und die Bank der Kund:in in Rechnung stellt, sind mit 0 % USt. besteuert und so kannst du sie auch in Rechnung stellen.

Vorbereitung

Damit du die Auszahlung passend buchen kannst, solltest du zunächst:

1. In der Kontoverwaltung (Verwaltungsübersicht > Kontenverwaltung > Aktionen > Neues Aufwandskonto anlegen( Link geht zum FrachtPilot)) ein * Aufwandskonto anlegen, damit du die von dir gezahlten Rücklastschriftgebühren einfach buchen kannst*. Du kannst auch bestehende Aufwandskonten verwenden, aber es kann natürlich sinnvoll sein, ein eigenes Konto hierfür anzulegen. Die Entscheidung, welches Aufwandskonto und Kontonummer du für die Verbuchung von Auszahlungen für Rücklastschriftgebühren verwendest, liegt bei dir oder bei deiner Steuerberater:in.
2. Leg einen virtuellen Artikel mit USt 0 % an, damit du die Rücklastschriftgebühren deiner Kund:in in Rechnung stellen kannst. Hier findest du eine Anleitung zur Anlage von virtuellen Artikeln.
   1. Falls du 0 % noch nicht als USt.-Satz bei dir hinterlegt hast, dann solltest du diesen auch noch in der Umsatzsteuerverwaltung neu anlegen: Verwaltungsübersicht > USt-Verwaltung > Neue USt anlegen (Link geht zum FrachtPilot)

1. Verbuchung der Auszahlung

Wenn eine Lastschrift fehlschlägt oder zurückgebucht wird, dann hast du zuerst eine Einzahlung über den eingezogenen Betrag auf deinem Konto. Anschließend erfolgt an einem späteren Tag eine Auszahlung über denselben oder höheren Betrag.

Beispielhaftes Vorgehen:

Die Einzahlung kannst du mit Klick auf den grünen Haken

oben rechts direkt buchen. Bei der Rücklastschrift ist der Auszahlungsbetrag 5 € höher als die Einzahlung. Es wurden also 5 € Rücklastschriftgebühr durch deine Bank und die Bank deiner Kund:in erhoben. Im Verwendungszweck siehst du hier die Rechnungsnummer der zugehörigen Lastschrift. Wenn du jetzt bei der Auszahlung im Feld Rechnung nach der Rechnungsnummer suchst und mit der Eingabetaste bestätigst, dann die Auszahlung der Rechnung zugewiesen:

Da die Auszahlung nicht vollständig verbucht ist, wird eine weitere Buchungszeile eröffnet und die Rücklastschriftgebühren müssen noch einem Aufwandskonto zugewiesen werden, damit die Auszahlung vollständig verbucht werden kann. Such in dem Feld Gegenkonto nach dem gewünschten Aufwandskonto und bestätige die Suche mit der Eingabetaste. Anschließend kannst du mit dem grünen Haken oben rechts die Auszahlung buchen.

2. Rücklastschriftgebühr in Rechnung stellen

Du kannst deinen Kunden, die von dir gezahlte Rücklastschriftgebühr in Rechnung stellen. Dazu kannst du eine neue Bestellung für den Kunden anlegen und einen von dir hierfür angelegten virtuellen Artikel verwenden. Empfehlenswert ist es, als Versandart für diese Bestellung Selbstabholung zu verwenden, dann musst du die Bestellung keiner Tour zuordnen. Denk aber daran, gegebenenfalls die Lieferpauschale für diese Bestellung auf 0 € zu setzen.

Falls du Sammelrechnungen normalerweise deinen Kund:innen anbietest, dann kannst du diese Bestellung auch auf Einzelrechnung ändern, damit der Kunde direkt eine Rechnung für die Rücklastschrift erhält. Ansonsten enthält die nächste Rechnung die Rücklastschriftgebühren.

3. Zahlungserinnerung verschicken

Wähle dazu dann die Kund:in aus im Fenster für die Erzeugung der Zahlungserinnerung aus und aktiviere auch "Lastschriften einbeziehen".