QR-Rechnungen für die Schweiz

Seit dem 30. Juni 2020 ist in der Schweiz und Liechtenstein der QR-Zahlschein als Ersatz für die bisherigen Einzahlungsscheine (ESR) eingeführt worden. FrachtPilot unterstützt die automatische Erstellung dieser QR-Zahlscheine für Rechnungen an Schweizer Kunden.

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist ein Zahlungsteil am Ende einer Rechnung, der einen QR-Code enthält. Dieser QR-Code beinhaltet alle für die Zahlung notwendigen Informationen und kann einfach mit einer Banking-App gescannt werden. Dies erleichtert die Zahlungsabwicklung und reduziert Fehler bei der manuellen Eingabe von Zahlungsdaten.

Wichtig

Bitte beachten: Das Bild muss noch eingefügt werden. Füge ein Beispiel eines QR-Zahlscheins ein, das den QR-Code mit dem Schweizer Kreuz in der Mitte sowie die strukturierten Zahlungsinformationen zeigt.

Erkennungsmerkmale eines QR-Zahlscheins:

• QR-Code mit Schweizer Kreuz in der Mitte
• Perforierte Abtrennung (bei gedruckten Rechnungen)
• Alle Zahlungsinformationen sowohl im QR-Code als auch in Textform
• Strukturierte Darstellung von IBAN, Betrag, Währung, Referenz und Empfänger

Voraussetzungen für QR-Rechnungen

Damit FrachtPilot QR-Rechnungen erstellt, müssen alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Die Rechnung muss an einen Kunden in der Schweiz (CH) oder Liechtenstein (LI) adressiert sein
2. Die Zahlungsmethode muss "Überweisung" sein
3. Die Rechnung muss einen positiven Betrag haben (größer als 0)
4. Es darf keine Stornorechnung sein
5. Im Firmenprofil müssen die entsprechenden Schlüssel-Wert-Paare konfiguriert sein

Aktivierung der QR-Rechnungen

QR-Rechnungen werden automatisch erstellt, wenn:

• Die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind UND
• Entweder das Länderkürzel Deines Unternehmens CH oder LI ist ODER
• Du im Firmenprofil mindestens eines der folgenden Schlüssel-Wert-Paare konfiguriert hast:
  • QR_TYPE: Legt den QR-Referenztyp explizit fest
  • QR_IBAN: Definiert eine QR-IBAN (impliziert QR_TYPE="QRR")
  • QR_IID: Definiert eine QR-IID (impliziert QR_TYPE="QRR")
  • QR_SCOR: Definiert eine Creditor-Referenz (impliziert QR_TYPE="SCOR")

QR-Referenztypen und benötigte Einstellungen

FrachtPilot unterstützt drei verschiedene QR-Referenztypen:

1. QR-Referenz (QRR)

Dies ist der Nachfolger der bisherigen ESR-Referenz und wird mit einer speziellen QR-IBAN verwendet.

Erforderliche Einstellungen:

• QR-IBAN: Eine spezielle IBAN, die an der 5. Position eine "3" enthält (z.B. CH44 3XXX XXXX XXXX XXXX X)
• Optional: QR-IID (ehemalige ESR-Teilnehmernummer)

QR-IBAN Beispiel

Eine QR-IBAN hat immer folgendes Format: CH12 3456 7890 1234 5678 9
Wobei die dritte und vierte Stelle (nach dem Länderkürzel) immer "30" bis "31" sind.

Beispiel: CH95 3199 9123 0008 8901 2
In diesem Beispiel ist "3199" die QR-IID, die im Bereich zwischen 30000 und 31999 liegt.

Beachte, dass die QR-IBAN von Deiner Bank bereitgestellt werden muss. Du kannst sie nicht selbst erstellen.

2. Creditor Reference (SCOR)

Die Structured Creditor Reference folgt dem ISO-11649-Standard und kann auch im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden.

Erforderliche Einstellungen:

• Normale IBAN (aus den Firmeneinstellungen im Bereich "Rechnungen")
• Creditor-Referenz: Eine strukturierte Referenz nach ISO-11649 (z.B. RF18539007547034)

SCOR Referenz Beispiel

Eine SCOR Referenz (Creditor Reference) beginnt immer mit "RF" gefolgt von einer zweistelligen Prüfziffer und bis zu 21 alphanumerischen Zeichen.

Format: RFpp xxxx xxxx xxxx xxxx
Beispiel: RF18 5390 0754 7034

In FrachtPilot wird die SCOR-Referenz ohne Leerzeichen eingegeben: RF185390075470341

Die SCOR-Referenz kannst Du nach den ISO-11649-Regeln selbst erstellen oder von Deiner Bank generieren lassen.

3. Ohne Referenz (NON)

Diese Variante verwendet keine spezielle Referenznummer.

Erforderliche Einstellungen:

• Normale IBAN (aus den Firmeneinstellungen im Bereich "Rechnungen")

Übersicht der Konfigurationsoptionen

Diese Tabelle zeigt, welche Einstellungen für jeden QR-Referenztyp benötigt werden:

QR-Referenztyp	IBAN	Referenz
QRR	QR-IBAN (erforderlich, aus Schlüssel-Wert-Paar "QR_IBAN" oder den Firmeneinstellungen)	QR-IID (optional, aus Schlüssel-Wert-Paar "QR_IID")
SCOR	Normale IBAN (erforderlich, aus den Firmeneinstellungen)	Creditor-Referenz (erforderlich, aus Schlüssel-Wert-Paar "QR_SCOR")
NON	Normale IBAN (erforderlich, aus den Firmeneinstellungen)	Keine Referenz

Konfiguration Schritt für Schritt

Zugriff auf das Firmenprofil

1. Öffne das Firmenprofil:

KLICKPFAD

Verwaltungsübersicht

Firmenprofil

2. Klicke auf den gelben Stift
   unter der Kachel "Firmensitz"

Konfiguration des QR-Typs QRR (mit QR-IBAN)

Diesen Typ wählst Du, wenn Du von Deiner Bank eine QR-IBAN erhalten hast.

1. Überprüfe, ob die QR-IBAN bereits im Feld IBAN unter "Rechnungen" eingetragen ist
2. Falls nicht, füge folgende Schlüssel-Wert-Paare hinzu:
   • Schlüssel: QR_TYPE, Wert: QRR
   • Schlüssel: QR_IBAN, Wert: CHxx3xxxxxxxxxxxxxxxxx (Deine QR-IBAN)
3. Optional: Wenn Du eine QR-IID (ehemalige ESR-Teilnehmernummer) verwenden möchtest:
   • Schlüssel: QR_IID, Wert: xxxxxxx (Deine QR-IID)

Konfiguration des QR-Typs SCOR (mit Creditor-Referenz)

Diesen Typ wählst Du, wenn Du eine ISO-konforme Creditor-Referenz verwenden möchtest.

1. Stelle sicher, dass Deine normale IBAN im Feld IBAN unter "Rechnungen" eingetragen ist
2. Füge folgende Schlüssel-Wert-Paare hinzu:
   • Schlüssel: QR_TYPE, Wert: SCOR
   • Schlüssel: QR_SCOR, Wert: RFxxxxxxxxxxxxxxxx (Deine Creditor-Referenz)

Konfiguration des QR-Typs NON (ohne Referenz)

Diesen Typ wählst Du, wenn Du keine spezielle Referenznummer benötigst.

1. Stelle sicher, dass Deine normale IBAN im Feld IBAN unter "Rechnungen" eingetragen ist
2. Füge folgendes Schlüssel-Wert-Paar hinzu:
   • Schlüssel: QR_TYPE, Wert: NON

Hinweise zur Konfiguration

• Der Schlüssel QR_TYPE kann theoretisch weggelassen werden, wenn einer der anderen Schlüssel verwendet wird:
  • QR_IBAN oder QR_IID implizieren automatisch QR_TYPE=QRR
  • QR_SCOR impliziert automatisch QR_TYPE=SCOR
• Um Missverständnisse zu vermeiden, empfehlen wir dennoch immer auch den Schlüssel QR_TYPE zu setzen
• Stelle sicher, dass alle Schlüssel in GROSSBUCHSTABEN eingegeben werden
• Kontoinhaber: Falls der Kontoinhaber vom Firmennamen abweicht, kannst Du diesen separat im Bereich "Rechnungen" im Feld "Kontoinhaber" angeben

Beispielkonfiguration

Hier ist ein Beispiel für die Konfiguration des QR-Typs QRR:

1. Öffne das Firmenprofil über die Verwaltungsübersicht
2. Klicke auf den gelben Stift
   , um das Firmenprofil zu bearbeiten
3. Scrolle zum Bereich "Schlüssel-Wert-Paare"
4. Füge die folgenden Schlüssel-Wert-Paare hinzu:
   • Schlüssel: QR_TYPE, Wert: QRR
   • Schlüssel: QR_IBAN, Wert: CH4431XXXXXXXXXXXXXXX (Deine QR-IBAN)

Testen der Konfiguration

Um zu testen, ob Deine Konfiguration korrekt ist:

1. Erstelle eine Testrechnung für einen Schweizer Kunden
2. Wähle als Zahlungsmethode "Überweisung"
3. Stelle sicher, dass die Rechnung einen positiven Betrag hat
4. Speichere die Rechnung und öffne die PDF-Vorschau
5. Auf der letzten Seite sollte der QR-Zahlschein erscheinen

Weitere Hinweise

• Der QR-Zahlschein wird automatisch auf der letzten Seite jeder Rechnung eingefügt, die die genannten Voraussetzungen erfüllt
• Die QR-IBAN unterscheidet sich von der normalen IBAN durch die QR-IID, die einen Wertebereich zwischen 30000 und 31999 hat
• Der QR-Code enthält standardmäßig die Rechnungsnummer als zusätzliche Information, damit die Zahlung später automatisch zugeordnet werden kann
• Wenn Du nicht sicher bist, welche Konfiguration für Dein Bankkonto benötigt wird, wende Dich an Deine Bank

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was passiert, wenn ich keine QR-Konfiguration vornehme?

Wenn Dein Unternehmenssitz in der Schweiz oder Liechtenstein ist, aber keine spezifische QR-Konfiguration vorgenommen wurde, wird automatisch der QR-Typ "NON" (ohne Referenz) verwendet, sofern eine normale IBAN hinterlegt ist.

Kann ich QR-Rechnungen auch für Kunden außerhalb der Schweiz erstellen?

Nein, QR-Rechnungen werden nur für Kunden mit Sitz in der Schweiz (CH) oder Liechtenstein (LI) erstellt. Dies ist eine Anforderung des Schweizer Zahlungssystems.

Was bedeutet QR-IID genau?

Die QR-IID (QR-Institutsidentifikation) ist die Nachfolgebezeichnung der früheren ESR-Teilnehmernummer. Sie identifiziert das Finanzinstitut und ist Teil der QR-IBAN. QR-IIDs haben immer einen Wertebereich zwischen 30000 und 31999.

Kann ich in einer QR-Rechnung auch einen Skontobetrag angeben?

Ja, Skonti werden normal auf der Rechnung ausgewiesen. Im QR-Code wird jedoch immer der volle Rechnungsbetrag hinterlegt. Wenn der Kunde den Skonto nutzt, muss er den entsprechend reduzierten Betrag beim Scannen manuell anpassen.

Seit wann sind QR-Rechnungen Pflicht?

Seit dem 30. September 2022 werden in der Schweiz keine herkömmlichen Einzahlungsscheine (ESR) mehr verarbeitet. Alle Rechnungen mit Überweisungen an Schweizer Empfänger müssen daher als QR-Rechnungen erstellt werden.

Gesetzliche Grundlagen

QR-Rechnungen sind Teil der Schweizer Zahlungsstandardisierung und basieren auf dem Standard der SIX Banking Services. Der QR-Code entspricht dem ISO-Standard 18004 und enthält einen definierten Datensatz gemäß der "Swiss Implementation Guidelines QR-Bill".

Der Umstieg auf QR-Rechnungen war ein wichtiger Teil der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs nach dem ISO 20022-Standard und ist seit Oktober 2022 für alle Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen in der Schweiz ausstellen.

Fehlerbehebung

QR-Zahlschein erscheint nicht auf der Rechnung

Wenn der QR-Zahlschein nicht auf der Rechnung erscheint, überprüfe folgende Punkte:

1. Kundenadresse: Ist das Land des Kunden als "CH" oder "LI" angegeben?
2. Zahlungsmethode: Ist die Zahlungsmethode auf "Überweisung" gesetzt?
3. Rechnungsbetrag: Ist der Rechnungsbetrag größer als 0?
4. Konfiguration: Sind die erforderlichen Schlüssel-Wert-Paare im Firmenprofil korrekt eingegeben?
5. IBAN: Ist eine gültige IBAN oder QR-IBAN (je nach gewähltem Typ) eingetragen?
6. QR-Typ: Ist ein gültiger QR-Typ konfiguriert (QRR, SCOR oder NON)?

Fehlerhafte QR-IBAN

Falls Du eine Fehlermeldung bezüglich einer ungültigen QR-IBAN erhältst:

1. Prüfe, ob die QR-IBAN tatsächlich an der 5. Position eine "3" enthält
2. Stelle sicher, dass die QR-IBAN im korrekten Format ohne Sonderzeichen eingetragen ist
3. Kontaktiere Deine Bank, um die korrekte QR-IBAN zu erhalten

Fehlerhafte SCOR-Referenz

Wenn die SCOR-Referenz nicht akzeptiert wird:

1. Prüfe, ob die Referenz mit "RF" beginnt
2. Stelle sicher, dass nach "RF" eine zweistellige Prüfziffer folgt
3. Überprüfe, ob die Gesamtlänge (inklusive "RF" und Prüfziffer) maximal 25 Zeichen beträgt
4. Vergewissere Dich, dass keine Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten sind