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FAQ

Rechnung wird nicht als E-Rechnung erstellt​

Wenn eine Rechnung nicht als E-Rechnung mit XML in dem PDF (ZUGFeRD) oder als eigenständiges XML (XRechnung) erstellt, kann dies folgende Ursachen haben:

  • Die Rechnung ist eine Brutto-Rechnung. Nur Netto-Rechnungen werden als E-Rechnung erstellt.
    • Privatkunde mit Standard "Brutto-Rechnung",
    • Geschäftskunden, aber in seinen Kundeneinstellungen -> Reiter Rechnungen wurde "Brutto-Rechnung" eingestellt,
  • Die E-Rechnung wurde in FrachtPilot im Allgemeinen deaktiviert. Anleitung zum Aktivieren.
  • Eine Rechnung wurde vor Aktivierung der Funktion "E-Rechnung" erstellt. Hier musst du über Dokumente
    und über die Funktion "Rechnungsdokument neu erstellen" die Rechnung aktualisieren, damit der XML-Teil erstellt wird.
info

Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil ein Anhang in der PDF-Datei. Je nach PDF-Tool siehst du das nicht direkt. So kannst du prüfen, ob der XML-Teil bei einer ZUGFeRD-E-Rechnung vorhanden ist.

XML-Anhänge einer E-Rechnung werden nicht angezeigt​

Werden die Anhänge einer per E-Mail versendeten E-Rechnung nicht angezeigt, kann dies folgende Ursachen haben:

  • Der E-Mail-Empfang der rechnungsempfangenden Geschäftskundin / des rechnungsempfangenden Geschäftskunden enthält Sicherheitseinstellungen und hat Anlagen der E-Rechnung entfernt.
  • Die Rechnung wurde nicht als E-Rechnung erzeugt

Probleme bei der Verarbeitung einer Sammelrechnung als E-Rechnung​

Sammelrechnungen fassen mehrere Transaktionen auf einem Dokument zusammen und vereinfachen so die Rechnungsstellung für Unternehmen und Lieferanten. Doch im Kontext der E-Rechnung, die auf maschinenlesbare und strukturierte Formate setzt, könnten Sammelrechnungen zum Problem werden.

Die E-Rechnung verfolgt das Ziel, den Rechnungsverkehr zu digitalisieren und zu automatisieren. Maschinenlesbare Formate wie ZUGFeRD und XRechnung setzen klare Strukturen und Einzeltransaktionen pro Rechnung voraus, um die automatische Datenverarbeitung zu erleichtern. Sammelrechnungen hingegen können diese Struktur verwischen und zu Verarbeitungsproblemen führen. Insbesondere die Verarbeitung mehrerer Transaktionen auf einer Rechnung kann die Effizienz der Automatisierung bremsen, da die klare Zuordnung von Zahlungen und Leistungen erschwert wird. Zumeist schlägt dann der Validator der verarbeitenden Stelle an. In diesem Fall muss anstelle der Sammelrechnung eine Einzelrechnung je Bestellung genutzt werden.

Einzelrechnung statt Sammelrechnung

Bei Verarbeitungsproblemen einer Sammelrechnung als E-Rechnung ist stattdessen eine Einzelrechnung je Bestellung zu verwenden.

Der Empfänger gibt die Fehlermeldung, dass bei einer ZUGFeRD E-Rechnung das XML nicht vollständig sei​

Vermutlich hast du als Vorgabe "ZUGFeRD EN 16931 (Comfort)" eingestellt. Hier fehlen Informationen in dem XML-Teil, die aber in "ZUGFeRD Extended" enthalten sind.

Lösung: stell das Datenprofil auf "ZUGFeRD Extended" um.